Avis d'expert

Paris, le 07 Novembre 06 - Comment gérer une participation active des actionnaires par la communication virtuelle

Contexte

Le responsable des relations avec les investisseurs a pour rôle de promouvoir et de gérer un dialogue ouvert et constructif entre une société et ses actionnaires. Ceux-ci, à l’instar des marchés financiers en général, posent souvent des conditions très strictes en matière de transparence et de continuité, tout en exigeant, dans le même temps, un dialogue le plus efficace possible, sans frais inutiles.

D’un côté, les investisseurs souhaitent être informés dans de très brefs délais et pouvoir dialoguer à tout moment. D’un autre côté, le responsable des relations avec les investisseurs se doit d’avoir à sa disposition des outils inédits pour acheminer les flux d’informations jusqu’à leurs destinataires.

Les traditionnelles téléconférences unidirectionnelles sont devenues obsolètes. Dorénavant, il existe actuellement sur le marché plusieurs technologies qui peuvent faciliter l’organisation d’événements à l’intention des investisseurs.

En amont de l’événement

Fixer et annoncer la date de l’événement, inviter les analystes et actionnaires à y participer, planifier la téléconférence, élaborer les diaporamas et enfin préparer la séance de questions-réponses.

Les invitations peuvent être externalisées par un prestataire spécialisé dans la communication électronique (vocale, e-mail, fax et SMS) qui en assurera la diffusion.

La préinscription et l’inscription sur un site Internet personnalisé permettent de connaître au préalable la liste des participants et de collecter leurs informations. Des messages de rappel adaptés aux besoins des organisateurs peuvent aussi être envoyés automatiquement

Les pré-enregistrements peuvent être très facilement diffusés lors de l’événement. Ils possèdent plusieurs avantages : ils éliminent les hésitations, rythment les diaporamas, facilitent la diffusion, et peuvent par la suite être synchronisés avec une présentation audio ou télédiffusée sur Internet, suivie d’une séance de questions-réponses en temps réel.

Il est très important, tant pour le responsable des relations avec les investisseurs que pour la direction de la société, de savoir précisément qui est en ligne lors d’une téléconférence. Il est désormais possible de sécuriser ces événements, avec un système à double mot de passe.

Durant l’événement

L’assistance des opérateurs, pendant toute la durée de l’événement, permet de répondre en temps réel à autant de participants qu’il le faut. Il peut aussi être très utile de savoir à l’avance qui va poser des questions, et dans quel ordre pour gérer le flux des Q&R.

Les contenus audio et vidéo sont enregistrés de manière à pouvoir être rediffusés à la demande. La lecture en continu de diapositives et de vidéos faciliteront l’explication des points complexes. Des sous-titres peuvent être instantanément prévus en diverses langues. Enfin, en présence de personnes malvoyantes ou malentendantes, une interprétation en langue des signes est assurée.

Après l’événement

Assurer le suivi en communiquant le plus rapidement possible aux personnes qui n’ont pu y assister les informations utiles, leur permettant ainsi de recevoir les éléments de la présentation dans les meilleurs délais.

Les diffusions en streaming sont disponibles quasi-instantanément, elles sont la garantie d’une affluence optimale : elles donnent la possibilité aux participants qui n’ont pu se connecter, la possibilité d’y assister ultérieurement. Au fil des années, il a été constaté deux pics dans les accès aux rediffusions. Le premier se produit dans les jours qui suivent l’événement, le second, juste avant le prochain événement.

Les transcriptions reprennent les propos tenus lors d’une réunion. Ces versions écrites facilitent l’archivage et sont un support complémentaire pour les personnes qui ont pu rencontré des problèmes audio. Elles constituent également un outil de référence avant le prochain événement.

Tous ces éléments de coordination peuvent être pris en charge par des prestataires spécialisés.

À propos de Premiere Global Services. Premiere Global Services propose des solutions technologiques qui facilitent la communication d’entreprise. Son activité « conferencing » regroupe toute une palette de services de conférences en temps réel automatisées ou avec opérateur.

Basé à Atlanta, le groupe a été fondé en 1988 et est coté depuis janvier 2005 au New York Stock Exchange. Il emploie 2 000 salariés dans le monde, réalise un CA de plus de 500 M$ et possède des bureaux dans 18 pays dont les principaux pays européens. La filiale française est l’une des toutes premières en Europe.

Pour en savoir plus : www.premiereconferencing.com

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